Det gode møde

Når du som tillidsvalgt gerne vil sikre dig at, du har kollegernes opbakning eller høre deres meninger m.m., kan det være nyttigt at invitere kollegerne til et møde. Møder bruger vi til at inspirere hinanden, finde løsninger, træffe valg og tage beslutninger sammen. Det kræver tid og vilje at opbygge og vedligeholde en god mødekultur, men det er både tidsbesparende og stressreducerende, når møder fungerer godt.

Betragt dig selv som vært og dine kolleger som gæsterne. Som vært skal du invitere til møder og du skal prøve at sikre en god dialog og en god stemning på møderne. Du skal udnytte møderne fornuftigt, konkludere, lave klare aftaler og sørge for opfølgning. Du kan vælge at dele værtskabet med en kollega, lad os kalde vedkommende din co-pilot.

Et godt møde kræver en god forberedelse – helt på linje med et godt selskab.

I det følgende kan du hente gode råd til:

• Forberedelse af mødet
• Gennemførelse af mødet
• Evaluering af mødet

Trin 1: Forberedelse af mødet
Mødeleder og evt. co-pilot forbereder mødet ved hjælp af 5 spørgsmål

1. Hvad skal vi tale om?
   Gennemgå mulige emner før mødet og find ud af, i hvilken rækkefølge emnerne skal behandles.
2. Hvorfor skal vi tale om det?
   Forklar i mødeindkaldelsen, hvorfor de enkelte punkter er på dagsordenen.
3. Hvordan skal vi tale om det?
   Gør det tydeligt for deltagerne, om det enkelte punkt er et:
   1. Orienteringspunkt
   2. Beslutningspunkt
   3. Punkt til drøftelse
4. Hvor længe skal vi tale om det?
   Tag stilling til, hvor meget tid I vil bruge på hvert punkt.
5. Hvem følger op på det, som vi har talt om?
   1. Sæt deadlines for opfølgning
   2. Udpeg en ansvarlig til at handle på opgaverne.
   3. Find også ud af, om handlingen skal evalueres.

Lav en dagsorden for mødet, hæng den op på opslagstavlen eller send den til kollegerrne – f.eks på sms eller mail.

Trin 2: Under mødet

Mødeledelse
Er mødet godt forberedt, er det lettere at holde det. Vælg en mødeleder, ordstyrer og referent. Så har I tydelighed omkring roller og ansvar for mødets afvikling

Mødeleder sørger for:

• at I starter til tiden
• at de enkelte punkter i dagsordenen behandles som foreskrevet
• at mødet afsluttes planmæssigt

Ordstyreren sørger for:

• at deltagerne kommer til orde i den rækkefølge, de markerer
• orientere mødeleder om, hvor mange der er på talelisten, så punktet kan afsluttes planmæssigt

Referenten sørger for:

• at tage referat fra mødet i henhold til, hvad I har aftalt – f.eks. beslutninger, væsentlige synspunkter eller andet

Dialogen på mødet
Strukturen er vigtig for at få et møde til at fungere, men det er dialogen, der skal skabe indholdet. Er der uvaner som ironi og sarkasme, afbrydelser, snakken mens andre taler, skal I sørge for at få luget ud i uvanerne.

Møderne fungerer bedst, når de bygger på gensidig respekt, anerkendelse og tolerance – og når der er et godt flow undervejs på mødet.

Flowet i et punkt på dagsordenen kunne f.eks. se sådan ud:

• Præsentation af punktet
• Refleksion ud fra spørgsmål, som mødelederen har udarbejdet på forhånd
• Holdningstilkendegivelser
• Beslutning i fællesskab

Trin 3: Afslutning og evaluering af mødet
Det er hensigtsmæssigt at slutte mødet af med at opsummere, hvad I har besluttet, og hvem der er ansvarlig for opfølgning. Ligeledes kan det være nyttigt afslutningsvis at evaluere det møde, I lige har gennemført.

For eksempel kan I spørge jer selv:

• Så det vi har aftalt i dag er …
• Er der noget, vi skal huske til næste møde?
• Hvordan gik mødet i dag? Hvordan kan vi gøre det endnu bedre næste gang?

Reference
De gode råd er skrevet med inspiration i pjecen ”Værktøj 3 – Møder der skaber mere klarhed”. Pjecen er udgivet af Branchearbejdsmiljørådet Undervisning og Forskning.

På www.arbejdsmiljoweb.dk kan du finde mere inspiration til at arbejde systematisk med møder.